El control de facturación en una empresa significa administrar correctamente los ingresos y los gastos, además de gestionar eficientemente el factor fiscal dentro de la organización para asegurar la rentabilidad, el buen uso del capital disponible y el cumplimiento normativo.
Se trata de una de las actividades más importantes de un negocio, dado que al no tener un control real de las cuentas, esto puede impactar negativamente en las operaciones internas y el compliance tributario y legal.
Lo que significa que una gestión eficiente de facturas es imprescindible para cumplir con las responsabilidades fiscales que la empresa debe asumir y para controlar todos los pasos de la cadena de suministro, con el objetivo de mantener una buena relación con clientes y proveedores.
A continuación, te explicaremos a fondo cómo mejorar el control de facturación de tu negocio y los beneficios que obtendrás al tener una gestión eficiente de este asunto.
¿Cómo mejorar el control de facturación?
Según expertos, en México, el 14% de las facturas se emiten con errores. Lo que puede representar pérdidas económicas e incluso sanciones a empresas que afectan su rentabilidad e imagen hacia su público.
Por ello, a continuación te explicaremos algunas de las mejores estrategias e iniciativas que puedes poner en práctica para mejorar el control de facturación en tu organización.
Comprende tus obligaciones fiscales
Conocer cuáles son las obligaciones fiscales del Régimen de Actividades Empresariales, constituye el primer paso para tener un control de facturación óptimo dentro de una empresa.
La Ley Orgánica de la Administración Pública, el Código Fiscal de la Federación y la Ley del Servicio de Administración Tributaria, así como el Reglamento Interior del Servicio de Administración, son las leyes que regulan y controlan toda la actividad tributaria de nuestro país.
Estas legislaciones y una asesoría fiscal adecuada son los principales recursos que un emprendedor puede tener para conocer todas las obligaciones de facturación que tiene como empresario.
Numeración de facturas
Si hay una máxima en la gestión de facturas, es la numeración. Todas las facturas deben tener un número y, el número de cada una de ellas, tiene que ser único del año fiscal correlativo y coherente con la fecha de emisión.
Gracias a la automatización que ofrecen las soluciones digitales, los emprendedores tienen a su alcance una gran oferta de soluciones que pueden generar de forma controlada las facturas a medida que se van dando las operaciones comerciales.
Rutina contable
Uno de los puntos focales de cómo mejorar el control de facturación en una empresa es la contabilidad. Gracias al establecimiento de rutinas, podrás dedicar el tiempo necesario para cumplir con la facturación del mes.
Si emites o recibes facturas —sobre todo CFDI— sin un control correcto, estarás corriendo el riesgo de que alguna de ellas quede sin atender y que culmine en uno de dos escenarios posibles: no ejecutes una acción de cobro o no realices una correcta gestión de pago.
Al establecer rutinas de facturación en días específicos del mes, podrás registrar cada una de ellas de acuerdo al período que corresponde y evitarás errores y emisiones que pueden desencadenar en incumplimientos o sanciones.
Asimismo, te alejarás de vencimientos y pasarte recordatorios cruciales para la actividad financiera de tu empresa, además de fortalecer las relaciones con proveedores y clientes.
Libros al día
Aprender cómo optimizar el control de facturación va mucho más allá de planificar pagos y cobros de facturas. Gestionar correctamente los libros contables constituye la base primordial de información al momento de enfrentarse a la presentación de declaraciones de impuestos y comprobar la correlación entre declaraciones mensuales y anuales ante el SAT.
Aprovecha la tecnología
La automatización del control de facturación es un recurso imprescindible en estos días, especialmente para evitar los errores que surgen del control manual de las actividades financieras de una empresa.
La transformación digital de los negocios, apoyada en soluciones tecnológicas que permiten ahorrar, controlar y eficientar procesos, específicamente en el área de la facturación, dejan atrás formatos de Excel que han quedado en el pasado.
Este tipo de aplicaciones, como soluciones en la nube para la descarga masiva de CFDI, pueden simplificar al máximo la actividad de una empresa, brindando reportes automáticos y herramientas de búsqueda y análisis, que permiten mejorar los procesos y liberar a los profesionales de tareas repetitivas y que consumen muchos recursos.
7 ventajas de tener bajo control las facturas de los proveedores con ayuda de la tecnología
Mantener un correcto control de facturación, sobre todo si se recibe un gran volumen de ello, puede ser una tarea titánica y que consume gran parte del tiempo del personal administrativo.
Contar con una solución tecnológica que pueda descargar este tipo de documento del portal del SAT de forma automática, y logre analizar y gestionar cada uno de ellos de forma masiva, podrá simplificar sustancialmente las actividades y brindar insights que sirvan para la toma de decisiones.
A continuación, te explicaremos las principales ventajas de tener un control de facturas de los proveedores gracias a la tecnología.
Descarga masiva
Las soluciones automatizadas de control de facturación son capaces de descargar hasta 200 mil CFDI - XML por cada solicitud o 1,4 millones diarios.
Listados 69 y 69-B
A través del análisis automático, este tipo de herramienta es capaz de detectar proveedores que se encuentren en el listado 69 y 69-B del SAT. De esta forma, te permite identificar aquellas organizaciones que están incluidas en la “lista negra del SAT”.
Bots
Es posible configurar bots que generan descargas automáticas y periódicas, para que los colaboradores del área administrativa de la organización puedan ocupar su tiempo en tareas más analíticas y trascendentales.
Reportes
Gracias a estas soluciones, podrás obtener reportes en hojas de cálculo de forma automática, con la información más importante que contienen los CFDI.
Información disponibilizada
Toda la información relacionada con CFDI sobre ingresos, egresos, traslados, nómina y pagos estará incluida en cada reporte.
Conectividad
Permiten la conexión e integración entre herramientas de análisis para aportar insights de valor sobre la información tributaria y financiera de la organización.
Ahorro de tiempo
Gracias a la optimización que brinda la automatización, los gestores podrán incrementar sustancialmente la capacidad de descarga diaria de CFDI, elevando la efectividad del departamento contable.
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