¿Has trabajado alguna vez con una plataforma colaborativa para abogados? Incluso si no lo has hecho, es posible que lo hagas pronto.
Esto se debe a que los clientes regularmente no tienen tiempo y aprecian cuando puedes solucionar su problema sin requerir que vayan a tu despacho; esto es un factor que tu departamento jurídico debe aprovechar con el uso de herramientas digitales de comunicación.
Sigue adelante, abajo encontrarás qué es una plataforma colaborativa para abogados y los 5 motivos por los cuales esta herramienta es clave en su flujo de trabajo.
Plataforma colaborativa para abogados: ¿Qué es?
En términos más básicos, una plataforma colaborativa es un software que les permite a los abogados, interactuar y trabajar con sus clientes en un entorno online seguro.
De esta forma, siempre que el cliente tenga acceso a Internet sin importar dónde esté, puede iniciar sesión en el sistema de la empresa para compartir y revisar documentos al instante, así como enviar mensajes, y más.
En paralelo, tú puedes hacer lo mismo.
¿Cuáles son las características críticas de una plataforma colaborativa?
Las características principales de las herramientas de colaboración son:
- Gestión de la comunicación: comunícate con los clientes y almacena todos los registros de comunicación en una ubicación centralizada.
- Uso compartido de archivos: comparte digitalmente una amplia variedad de archivos multimedia. Asigna o revoca derechos de acceso para salvaguardar datos confidenciales de casos.
Además, las herramientas de colaboración abogado-cliente habitualmente ofrecen ciertas propiedades comunes, que incluyen:
- Lluvia de ideas.
- Gestión de calendario.
- Gestión de contactos.
- Gestión de contenido.
- Gestión de documentos.
- Acceso móvil.
- Edición en tiempo real.
- Administración de tareas.
5 razones por las que una plataforma colaborativa para abogados es una idea exitosa
Ya sabes qué es, y cuáles son sus principales cualidades.
Ahora avancemos con las 5 razones más relevantes por las que un profesionista legal debe aprovechar una plataforma de trabajo colaborativo en su flujo de trabajo.
1. Las plataformas colaborativas vuelven la comunicación entre abogado y cliente más fácil y segura
Cuando un cliente necesita ponerse en contacto con su abogado, esto es lo que seguramente hace:
- Envía un email.
- Llama a la recepción del despacho de abogacía.
- Intenta contactar con la línea directa o el celular del abogado.
En algunos casos, probarán cada una de estas opciones, y el abogado tendrá que responder a todas para procurar una buena experiencia; esto significa un uso innecesario del tiempo valioso en el proceso.
El software de la plataforma colaborativa de un despacho de abogacía puede solucionar este potencial problema creando una ubicación privada para que ambas partes tengan un único y más seguro medio de comunicación.
A su vez, esto ofrece 3 ventajas derivadas:
Más seguro que el correo electrónico
Las mejores plataformas de colaboración abogado-cliente brindan una excelente seguridad en la comunicación y los documentos compartidos.
En ocasiones, los emails pueden ser blancos de ciberataques y, aunque estés utilizando técnicas y tecnologías de seguridad informática adecuadas para proteger tus cuentas, no hay garantía de que tus clientes estén haciendo lo mismo.
Con las plataformas colaborativas seguras, el flujo de información no solo está cifrado, sino también protegido en ambos extremos.
Comunicación más rápida y sencilla
Con una ubicación centralizada, las plataformas colaborativas simplifican las cosas, porque los abogados ya no tienen que monitorear múltiples métodos de comunicación, como:
- Correo electrónico.
- Teléfono celular.
- Línea directa.
- Correo de voz.
Como resultado, mantener todo en un único lugar significa una mejor capacidad de respuesta.
Teniendo en cuenta una investigación hecha por Deloitte, centrado en la colaboración digital; cuando hay un ambiente y una cultura organizacional orientada a la colaboración, encontramos que:
- El trabajo es un 15% más rápido.
- El 73% hace un mejor trabajo.
- Un 60% son más innovadores.
- El 56% se siente más satisfecho.
Mejor experiencia del cliente
Los clientes no tienen que adivinar la mejor manera de contactarte cuando usan plataformas colaborativas.
Tan solo tendrán que enviar un mensaje y podrás responderles en la misma interfaz. Se acabaron las llamadas perdidas tratando de buscarte, y tus largas conversaciones con el buzón de voz.
En pocas palabras, las plataformas colaborativas son una propuesta en las que todos ganan, tanto clientes, como abogados.
Por un lado, los primeros se mantienen informados y, por el otro, los profesionales del derecho tendrán la fiabilidad de un sistema de comunicación seguro..
Si te preocupa la experiencia técnica necesaria para crear una plataforma colaborativa, puedes descansar tranquilo. Hay soluciones de nivel empresarial disponibles que incluyen sistemas colaborativos fáciles de usar.
Asimismo, están listos para usar desde el primer momento, lo que significa que no necesitas un título de ingeniería o experiencia en codificación para obtener lo que tú y tus clientes necesitan.
2. Las plataformas colaborativas seguras son la nueva “recepción” de los despachos de abogacía
Si la pandemia de COVID-19 le ha dejado algo a las firmas legales, es que las instalaciones físicas de las oficinas y las recepciones sofisticadas de los despachos jurídicos no son tan importantes como lo solían ser.
Los clientes digitales de la actualidad no quieren tener que ir a la oficina para cada reunión; anhelan la sencillez que brindan las plataformas colaborativas y otras soluciones online.
Por lo tanto, si ellos consideran que tu empresa está desfasada o atrasada en tecnología, es posible que lo piensen dos veces antes de hacer negocios.
Sin embargo, a medida que la relación entre el abogado y el cliente avanza rápidamente hacia un entorno online, necesitas estar seguro de que tu software se vea profesional, fomentando así un nivel de confianza y mayor competitividad del despacho de abogados.
Al final, tu esta plataforma legal puede ser la ubicación principal en la que tus clientes interactúan contigo y con el despacho, convirtiéndola en tu nueva "recepción"; por lo que es mejor que sea intuitiva, tenga una interfaz amigable y fácil de usar.
3. Las plataformas colaborativas simplifican la colaboración entre abogado y cliente
Con las plataformas colaborativas para abogados, puedes fácilmente compartir documentos y archivos con los clientes y ellos contigo.
Ambos podrán discutir la documentación enviada e inmediatamente compartir sus pensamientos o inquietudes por medio de la comunicación en el software.
En paralelo, tendrás la posibilidad de editar y crear nuevas versiones, que tus clientes pueden ver de inmediato.
No necesitas más que marcar llamadas telefónicas y meetings para discutir cada uno de los detalles del caso. Podrás hacerlo todo desde esta herramienta digital.
En consecuencia, simplificarás y agilizarás el proceso de colaboración y organización, de forma concreta y simple.
4. Acceso a la plataforma colaborativa disponible las 24 horas del día
En las plataformas colaborativas no existen horarios laborales, ni feriados. Acá todas las partes podrán interactuar siempre que les convenga, las 24 horas del día.
Cualquier usuario podrá acceder, revisar y proporcionar comentarios sobre los documentos relacionados con el caso.
Las plataformas colaborativas brindan a los clientes un acceso a medida, para que puedan mantenerse informados sin tener que comunicarse directamente.
5. Optimización de la gestión de proyectos: Mayor facilidad del trabajo en equipo en una misma causa
Teniendo en cuenta los resultados de la encuesta LDO, el 74% de los departamentos legales se enfocan en aumentar la eficiencia interna en la prestación de servicios jurídicos constantemente, así como sumar tecnologías para agilizar los procesos manuales con un 61%.
Esto demuestra en gran medida la importancia de la optimización de los procesos para un despacho jurídico
Una plataforma colaborativa para abogados optimiza la gestión de proyectos debido a que brinda mayor facilidad del trabajo en equipo en una misma causa
Dentro de este programa podremos gestionar proyectos y asuntos complejos mediante la asignación de tareas, colaborar en los documentos y datos, y proporcionar total transparencia en los procesos.
Asimismo, esta solución está diseñada para respaldar la naturaleza móvil de los negocios, permitiendo que los equipos puedan trabajar con alto nivel de colaboración y de manera eficiente en cualquier lugar y momento.
Elige la mejor opción para tu despacho
Darte cuenta de que tu despacho necesita una plataforma colaborativa para abogados es la etapa más fácil. Ahora debes descubrir cómo hacerlo.
Encontrarás soluciones disponibles para los despachos de abogacía en la actualidad, que incluyen plataformas colaborativas seguras, ciertamente hay muchas opciones.
Por último, hay que elegir cuál es la alternativa que se adapte más a las necesidades particulares de tu práctica jurídica.
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