4 razones por las que una plataforma colaborativa es una buena idea para los estudios de abogados

¿Has trabajado alguna vez con una plataforma colaborativa? Incluso si no lo has hecho, es posible que lo hagas pronto, especialmente ahora con más abogados trabajando de forma remota y muchos clientes que desean evitar ir a la oficina del abogado para las reuniones.

Pero, ¿qué es exactamente una plataforma colaborativa? En términos más básicos, una plataforma colaborativa es un software que te permite, abogado, interactuar y trabajar con tus clientes en un entorno online seguro. Siempre que el cliente tenga acceso a Internet, puede iniciar sesión en la plataforma colaborativa de su empresa y compartir y revisar documentos al instante, así como enviar mensajes, entre muchas otras tareas. Y tú puedes hacer lo mismo.

Para muchos estudios de abogados, las plataformas colaborativas son ahora la solución ideal para trabajar y comunicarse con los clientes. Le permite a todos revisar las cosas en su propio tiempo, donde sea que estén. Si bien los beneficios de usar plataformas colaborativas son casi infinitos, algunas son más importantes que otras.

1. Las plataformas colaborativas tornan la comunicación entre abogado y cliente más fácil, y más segura

Cuando un cliente necesita ponerse en contacto con su abogado, ¿qué hace? ¿Le envía un correo electrónico? ¿Llama a la recepción del estudio de abogacía? ¿Qué pasa con la línea directa o el teléfono celular del abogado? En algunos casos, un cliente probará todas y cada una de estas opciones, y el abogado tendrá que responder a cada una de ellas, lo que perderá un tiempo valioso en el proceso.

El software de la plataforma colaborativa de un estudio de abogacía puede solucionar este problema creando una ubicación privada para que los clientes y los abogados se comuniquen. Esto ofrece muchas ventajas:

• Más seguro que el correo electrónico: las mejores plataformas colaborativas brindan una excelente seguridad para las comunicaciones entre abogado y cliente y los documentos compartidos. A veces, los correos electrónicos pueden ser pirateados e, incluso que tengas mucho cuidado para proteger las cuentas de correo electrónico de tu estudio, no hay garantía de que tus clientes estén haciendo lo mismo. Con las plataformas colaborativas seguras, las comunicaciones no solo están cifradas, sino también protegidas en ambos extremos.
• Comunicación más rápida y sencilla: Con una ubicación centralizada, las plataformas colaborativas simplifican las cosas, porque los abogados ya no tienen que monitorear múltiples métodos de comunicación (por ejemplo, correo electrónico, teléfono celular, línea directa, correo de voz). Y mantener todo en un único lugar significa una mejor capacidad de respuesta.
• Mejor experiencia del cliente: los clientes no tienen que adivinar la mejor manera de contactar a su abogado cuando usan plataformas colaborativas. Envían su mensaje y el abogado responde en el mismo lugar. Se acabaron las llamadas perdidas tratando de comunicarse.

En pocas palabras, las plataformas colaborativas son una propuesta en las que todos ganan, tanto para los clientes como para los abogados. Los clientes se mantienen informados y los abogados pueden estar tranquilos sabiendo que su comunicación es segura.

Pero si te preocupa la experiencia técnica necesaria para crear una plataforma colaborativa, quédate tranquilo. Existen soluciones de nivel empresarial disponibles que incluyen plataformas colaborativas fáciles de usar. Están listas para usar de inmediato, lo que significa que no necesitas un título de ingeniero o experiencia en codificación para obtener lo que tus clientes y vos necesitan.

2. Las plataformas colaborativas seguras son la nueva “recepción” de los estudios de abogacía

Si la pandemia de COVID-19 le ha dejado algo a los estudios de abogacía, es que las instalaciones físicas de las oficinas y las recepciones sofisticadas de los estudios de abogacía no son tan importantes como lo solían ser. Los clientes no quieren tener que ir a la oficina para cada reunión. Anhelan la sencillez que brindan las plataformas colaborativas y otras soluciones online. Y si los clientes consideran que tu empresa está desfasada o atrasada en tecnología, es posible que lo piensen dos veces antes de hacer negocios contigo.

Sin embargo, a medida que la relación entre el abogado y el cliente avanza rápidamente online, necesitas estar seguro de que tu plataforma colaborativa se vea profesional, fomentando así un nivel de confianza y competencia en el estudio de abogacía. Al final, tu plataforma colaborativa puede ser la ubicación principal en la que tus clientes interactúan contigo y con tu empresa, lo que esencialmente la convierte en tu nueva "recepción", por lo que es mejor que se vea bien.

3. Las plataformas colaborativas simplifican la colaboración entre abogado y cliente

Con las plataformas colaborativas, puedes fácilmente compartir documentos y archivos con los clientes y ellos contigo. Tus clientes y vos también pueden discutir los documentos e inmediatamente compartir sus pensamientos u inquietudes por medio de la comunicación de la plataforma. Algunas plataformas colaborativas te permiten incluso que edites documentos y crear nuevas versiones, que tus clientes pueden ver de inmediato.

No necesitas más marcar llamadas telefónicas y reuniones con el cliente para discutir cada uno de los detalles del caso. Podrás hacerlo todo en la plataforma colaborativa. Simplifica y agiliza el proceso de colaboración, de forma concreta y simple.

4. Acceso a la plataforma colaborativa disponible las 24 horas del día

Y hablando de colaboración, el cliente puede interactuar en el horario que mejor le convenga, las 24 horas al día. Ya sea a las 02h00 de la mañana, o a las 02h00 de la tarde, o a cualquier momento del día, los clientes pueden acceder, revisar y proporcionar comentarios sobre cualquiera de los documentos relacionados con su caso.

Las plataformas colaborativas les brindan a los clientes un acceso a medida, para que puedan mantenerse informados sin tener que comunicarse contigo.

Elige la mejor opción para tu estudio

Darte cuenta de que tu estudio necesita una plataforma colaborativa es la etapa más fácil. Ahora viene la parte difícil: debes descubrir cómo hacerlo.

Dadas todas las soluciones disponibles para los estudios de abogacía en la actualidad, que incluyen plataformas colaborativas seguras, ciertamente hay muchas opciones. Por último, tu principal preocupación debe ser encontrar la solución que mejor se adapte a las necesidades específicas de tu estudio de abogacía. Tomar la decisión correcta puede mejorar enormemente las comunicaciones entre abogado y cliente y aumentar la eficiencia del estudio, entonces analízalo bien antes de tomar la decisión.