El “servicio de descarga masiva de CFDI” se trata de un sistema automatizado integral creado por el SAT (Servicio de Administración Tributaria) y que permite las descargas de CFDI como archivos XML y metadatos (.txt) de retenciones y datos de pagos con el fin de generar procesos contables.
Sin embargo, este servicio ha generado diversos problemas con las descargas de CFDI, impidiendo que los profesionales puedan realizar bajadas masivas de datos con mensajes como “servicio no disponible” o “error de conexión a internet”.
En ese sentido, en este post te hablaremos de los principales problemas que puedes experimentar durante tus descargas de CFDI y cómo puedes solucionarlos a través de herramientas tecnológicas.
6 problemas de las descargas de CFDI
Para conocer los problemas que ha generado este servicio desde hace meses, es necesario comprender cuáles son sus características principales:
- Solo permite descargas de hasta 2.000 archivos XML diariamente.
- Se pueden descargar hasta 1 millón de registros por consulta de los metadatos.
- Se pueden descargar los CFDI en formato XML de los comprobantes emitidos y recibidos.
- El procesado de información puede durar un máximo de 48 horas para habilitar la descarga.
- El máximo histórico de comprobantes es de 5 años.
Con esto en cuenta, veamos cuáles son los problemas más recurrentes en el sistema.
1. Descargas de una sola ocasión
Una gran cantidad de usuarios, en principio, afirmaron que solo se podían descargar 2.000 archivos XML, en una sola ocasión. Posteriormente, el sistema impedía realizar cualquier descarga.
Este hecho entorpeció el trabajo de los profesionales contables, ya que muchas de sus responsabilidades laborales dependen de este tipo de archivos.
2. Mensajes emergentes
Sumado al problema de descargas de CFDI limitadas, a muchos usuarios les surgió el error “servicio no disponible” o “error de conexión a internet”, cuando su conexión y equipos no presentaban ninguna falla aparente.
El último error mencionado, significa que existía una incongruencia entre la solicitud del usuario y la respuesta del servicio del SAT, lo que desfavorecía sustancialmente el trabajo profesional.
3. Saturación del portal
De manera más habitual que los dos problemas antes mencionados, los servidores del SAT pueden sobresaturarse de solicitudes, por lo que imposibilita que otros usuarios puedan obtener sus comprobantes de manera regular.
Cuando esto ocurre, es muy poco lo que el profesional contable puede hacer, ya que queda bajo la responsabilidad del SAT restablecer el servicio.
4. Descargas de CFDI limitadas
Como ya mencionamos al inicio de este apartado, solo se pueden realizar hasta 2.000 descargas de CFDI por día.
Esto puede representar un problema para los estudios contables que cuentan con una gran cantidad de clientes o deben registrar una cantidad masiva de comprobantes de sus clientes de forma diaria.
Tener esta limitación, entorpece el crecimiento del trabajo y la respuesta que pueden brindar estas organizaciones a sus clientes.
5. Incongruencia entre comprobantes o inexistencia de reportes
Al ser un servicio administrado por el SAT, en ocasiones algunos reportes no estarán sincronizados correctamente y existirán incongruencias entre lo que lleva la empresa y lo que aparece en el comprobante. Lo cual representa un dolor de cabeza para los estudios contables y para los profesionales.
Del mismo modo, es posible que no se encuentre en lo absoluto el reporte en el sistema, generando posibles sanciones por procesos inconsistentes, que afectan las finanzas de los clientes y la organización.
6. Múltiples pasos y ventanas
El sistema cuenta con una gran cantidad de pasos y ventanas que desfavorecen la experiencia y confunden regularmente a los usuarios, ocasionando errores involuntarios y descargas de CFDI equivocadas, que consumen recursos y tiempo valioso de las organizaciones y los clientes.
¿Cómo la tecnología te puede ayudar?
Si tu organización recibe una gran cantidad de CFDI, descargar estos comprobantes y facturas puede convertirse en dolor de cabeza ya que consume recursos de forma sustancial. Pero no todo es negativo, ya que una herramienta tecnológica es la mejor solución.
CFDI en la nube
Una solución basada en el cloud computing específicamente diseñada para gestionar los CFDI es la mejor alternativa para descargar, analizar y administrar los CFDI de forma masiva y sin la necesidad de conectarse a los servidores del SAT.
Además, este tipo de herramienta permite simplificar hasta el máximo la actividad contable y tributaria ofreciendo reportes automáticos, interfaces de búsqueda y análisis profundo de los CFDI.
¿Cómo se utiliza?
Este tipo de solución puede ser usada a través de cuatro etapas fundamentales:
- Solicitud: se ejecuta la solicitud de los CFDIs a través del Webservice del SAT y solo se debe esperar la aceptación del requerimiento.
- Aceptación: cuando se acepta por parte del SAT esta solicitud, se procesan los datos y se comprimen.
- Descarga de CFDI: luego, se procede a descargar la metadata, se procesa y analiza cada uno de los CFDI y se establece el estatus individualmente.
- Indexación: se analiza la información, se crean reportes, evaluaciones y comparaciones EFOS-EDOS, para enviarse a seguir por email.
Beneficios de herramientas automatizadas
Gracias a este tipo de herramientas, las empresas tienen acceso a:
- Descargas masivas de CFDI de hasta 200 mil CFDI-XML por cada solicitud o 1.4 millones diariamente.
- Análisis automáticos de los listados 69 y 69-B para detectar proveedores en listas negras del SAT.
- Uso de bots para descargar CFDIs de forma automática y programada para simplificar las tareas del área.
- Generación de reportes para Excel con la información más importante de los CFDI.
- Permite la inclusión de los datos más importantes como ingresos, egresos, traslados, nómina, pago, entre otros.
- Facilita la conexión entre herramientas de analítica avanzada.
Al brindar apoyo a las operaciones en soluciones tecnológicas, se puede ahorrar tiempo y recursos, así como un incremento de la efectividad de los proyectos de gestión y en análisis de los CFDI, llegando a tener un incremento de más de 600 veces la capacidad de descargas de CFDI.
De la misma forma, son soluciones diseñadas bajo protocolos de seguridad internacionales, cumpliendo con los estándares más exigentes y regulaciones del SAT.
Sin lugar a dudas son la alternativa ideal para evitar los problemas más habituales relacionados con las descargas de CFDI y para brindarle a las organizaciones una plataforma confiable y fiable de información.
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